Hệ thống quản lý hồ sơ trực tuyến
Hệ thống hỗ trợ nhà trường tạo biểu mẫu, tiếp nhận hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý và lưu trữ dữ liệu tập trung trên Google Drive.
Đường dẫn GitHub Pages gốc hiển thị tài liệu hướng dẫn vận hành hệ thống.
Liên kết quản trị mở trực tiếp màn hình đăng nhập và chỉ dành cho cán bộ được phân quyền.
Liên kết phụ huynh chỉ hiển thị biểu mẫu công khai và chức năng tra cứu hồ sơ.
Thiết lập lần đầu
Làm theo thứ tự 1 → 4. Từ lần sau chỉ cần đăng nhập và xử lý hồ sơ.
Đăng nhập tài khoản quản trị
Dùng tài khoản admin đã có; nếu là lần đầu thì tạo tài khoản ngay tại màn hình này. Chưa cần nhập URL Apps Script.
Thiết lập hai dịch vụ riêng
Apps Script Drive quản lý dữ liệu; Gmail Bridge tạo email. Hai dịch vụ dùng URL và mã kết nối độc lập, không nhập lẫn nhau.
Kết nối kho dữ liệu
Nhập địa chỉ GitHub Pages, địa chỉ Web App, mã kết nối hệ thống và thư mục Google Drive của nhà trường.
Hoàn tất bàn giao liên kết
Chọn “Lưu và kết nối”, sau đó lưu riêng liên kết quản trị và liên kết dành cho phụ huynh.
Hướng dẫn theo từng chức năng
Nội dung dưới đây trình bày mục đích và quy trình thao tác của từng khu vực quản trị.
Tổng quan
Chức năng: theo dõi nhanh số lượng biểu mẫu, hồ sơ mới và trạng thái kết nối dữ liệu.
- Đăng nhập bằng liên kết quản trị.
- Kiểm tra chỉ số “Cần xử lý”.
- Chọn công việc cần thực hiện từ nhóm thao tác nhanh.
Quản lý biểu mẫu
Chức năng: thêm tệp PDF để nhập trực tuyến và tệp Word gốc để phụ huynh tải về, chỉnh sửa rồi nộp lại.
- Chọn “Tạo biểu mẫu mới”, tải PDF gốc và thêm Word gốc nếu có.
- Kiểm tra tên biểu mẫu, trường thông tin và vị trí hiển thị trên PDF.
- Lưu biểu mẫu và chọn “Công khai” sau khi kiểm tra hoàn tất.
- Chọn “Tạm ẩn” khi cần ngừng tiếp nhận hồ sơ.
Quản lý hồ sơ
Chức năng: tra cứu, kiểm tra, điều chỉnh và cập nhật trạng thái hồ sơ học sinh.
- Tìm kiếm theo mã hồ sơ hoặc họ tên học sinh.
- Mở tệp PDF hoặc tải Word để đối chiếu nội dung.
- Điều chỉnh thông tin hoặc chọn trạng thái xử lý phù hợp.
- Khi phụ huynh cập nhật, hệ thống thay tệp hiện hành và lưu số phiên bản mới.
Gửi thông báo
Chức năng: tạo thư điện tử kèm hồ sơ và đặt lịch gửi thông báo tới phụ huynh.
- Chọn hồ sơ cần gửi.
- Kiểm tra địa chỉ người nhận, tiêu đề và nội dung thư.
- Tạo bản nháp có tệp PDF đính kèm.
- Mở Gmail, chọn thời gian gửi bằng Boomerang và kiểm tra trạng thái sau khi gửi.
Kết nối dữ liệu
Chức năng: thiết lập kho dữ liệu dùng chung, đồng bộ nội dung và tạo các liên kết sử dụng.
- Nhập đủ bốn thông tin kết nối và chọn “Lưu và kết nối”.
- Lưu liên kết quản trị để bàn giao cho cán bộ phụ trách.
- Phát hành liên kết phụ huynh trên kênh thông báo chính thức.
- Chọn “Tải dữ liệu mới nhất” khi cần cập nhật từ Google Drive.
Tài khoản quản trị
Chức năng: thay đổi tên đăng nhập, đổi mật khẩu hoặc đặt lại mật khẩu khi quên.
- Khi đang đăng nhập: mở mục Tài khoản và xác nhận mật khẩu hiện tại.
- Nhập mật khẩu mới hai lần, sau đó lưu thay đổi.
- Khi không thể đăng nhập: chọn “Quên mật khẩu” ngay tại màn hình đăng nhập.
- Mở tệp tài khoản quản trị trên Drive, sao chép dòng recoveryCode và đặt mật khẩu mới. Không dùng dòng hash.
Quy trình xử lý hằng ngày
- Mở liên kết quản trị và đăng nhập.
- Vào mục Hồ sơ để xử lý các hồ sơ “Mới tiếp nhận” hoặc “Cần kiểm tra”.
- Cập nhật trạng thái và gửi thông báo cho phụ huynh khi cần.
- Kiểm tra trạng thái đồng bộ Google Drive trước khi kết thúc phiên làm việc.
- Đăng xuất khi sử dụng máy tính dùng chung.
Nộp và tra cứu hồ sơ trực tuyến
Với mỗi biểu mẫu, phụ huynh có thể nhập trực tiếp trên website hoặc tải Word gốc về chỉnh sửa rồi nộp lại. Cả hai cách đều có bước xác nhận thông tin và có thể tra cứu, cập nhật sau khi gửi.
Danh sách biểu mẫu công khai
Chọn một biểu mẫu, sau đó chọn nhập trực tuyến hoặc sử dụng file Word.
Tra cứu hồ sơ
Nhập đúng bộ thông tin đã sử dụng khi làm hồ sơ.